پورتالهای دولتی و سازمانی به عنوان دروازههای ارتباطی بین دولت یا سازمان و شهروندان طراحی شدهاند. پورتال سازمانی یک وب سایت مرجع است و به کارمندان و کارکنان یک ارگان اجازه میدهد که به ابزارها، سیستمها و فرآیندهای مختلف از طریق سایت، بصورت آنلاین دسترسی داشته باشند. در دنیای مدرن که همه افراد به دنبال توسعه و بهبود فرآیندهای ارتباطی خود به خصوص در شرکتها و سازمانها هستند، یکی از ابزارهایی که تعامل افراد را با سازمان یا موسسه حفظ کرده و فرآیندهای ارتباطی را بهبود میبخشد، یک پورتال سازمانی کاربردی و حرفهای است.
- طراحی پرتال سازمانی UCMS
سؤال اینجاست که ویژگیهای یک پورتال حرفهای چیست؟ هرچه تعداد پرسنل یک سازمان یا اداره بیشتر باشد، برای مدیریت بهتر امور، توجه به ویژگیهای حرفهای پورتال سازمانی، بیشتر و پررنگتر میشود؛ زیرا از طریق این پورتالها همکاری، هبستگی سازمانی ، مدیریت و … افزایش مییابد؛ به طور مثال در پرتال سازمانی که گزارش کار ثبت میشود، مدیران مجموعه میتوانند روند کار پرسنل را مشاهده کنند و گزارشهای لازم را تهیه کنند که در این صورت پیگیری امور بسیار سادهتر میشود.
ویژگیهای لازم برای یک سیستم مدیریت محتوا یا پورتال سازمانی دولتی
- خدمات آنلاین: امکان انجام خدمات مختلف مانند ثبت نام، درخواست مجوزها، پرداخت مالیات و عوارض به صورت آنلاین.
- سیستم جستجو: قابلیت جستجو در میان اطلاعات و خدمات برای سهولت در یافتن محتوا.
- خبرنامه و اطلاع رسانی: ارسال اخبار و اطلاعیهها از طریق ایمیل یا پیامک به کاربران.
- پرسش و پاسخ: فراهم کردن بخشهایی برای سؤالات متداول و مشاوره آنلاین.
- فرمهای الکترونیکی: ارائه فرمهای قابل دانلود و یا تنظیم فرم بصورت آنلاین جهت تسهیل در ارائه درخواستها.
- دسترسی به دادههای آماری: ارائه گزارشها و دادههای آماری در مورد وضعیتهای مختلف بسته به موضوع پورتال.
- امکان ثبت نام و ورود کاربران: ایجاد حساب کاربری برای دسترسی به خدمات شخصیسازی شده.
- دسترسپذیری: طراحی مناسب برای کاربران با تواناییهای متفاوت و سازگاری با دستگاههای مختلف.
- اطلاعات شفاف: ارائه اطلاعات دقیق و بهروز درباره خدمات و فرآیندهای دولتی.
- رابط کاربری کاربرپسند: طراحی ساده و منطقی که navigation را آسان کند.
- دسترسی آسان: خدمات آنلاین دسترسی به اطلاعات و خدمات را بدون مراجعه حضیوری برای شهروندان فراهم میکند.
- تنوع خدمات: هر پورتال، ارائه دهنده خدمات متنوعی است که نیازهای مختلف شهروندان را پوشش میدهد.
- اطلاعات بهروز: پورتالها معمولاً اطلاعات و اخبار مربوط به خدمات و قوانین را باید بهروز کنند.
- امنیت دادهها: حفاظت از اطلاعات شخصی و مالی کاربران با استفاده از فناوریهای پیشرفته و زیرساختهای امنیتی.
- خدمات شخصیسازیشده: ارائه خدمات و اطلاعات بر اساس نیازها و سابقه کاربری هر فرد.
- دادههای تحلیلی: جمعآوری و تحلیل دادهها برای بهبود مستمر خدمات و پاسخگویی به نیازهای کاربران.
- سیستم نوبتدهی: امکان تعیین نوبت برای مراجعه حضوری یا مشاوره.
- امکان ارائه درخواستهای عمومی: کاربران میتوانند درخواستهای عمومی یا شکایات خود را ثبت کنند.
- تعاملات دو طرفه: امکان برقراری ارتباط و دریافت بازخورد از کاربران برای بهبود مستمر.
- پشتیبانی ۲۴ ساعته: دسترسی به خدمات پشتیبانی آنلاین در هر زمان از شبانه روز.
- اطلاعات جامع: ارائه اطلاعات دقیق درباره قوانین، مقررات، و خدمات مختلف پورتال و وب سایت.
- تعامل با کاربران و امکان ارزیابی خدمات: کاربران میتوانند نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود را ثبت کنند.
- دسترسی به گزارشها و آمار: ارائه گزارشهای وضعیت خدمات به کاربران و امکان مشاهده تاریخچه درخواستها.
جمعبندی
ویژگیهای یاد شده باعث میشوند پورتالهای دولتی و سازمانی به عنوان یک منبع مفید و کارآمد برای شهروندان عمل کنند؛ این پورتالها یک وب سایت یا سامانه آنلاین هستند که خدمات و اطلاعات مختلف دولتی را به شهروندان ارائه میدهند. هدف اصلی این سامانه مدیریت محتوا تسهیل دسترسی به خدمات، ارتقاء، شفافیت و بهبود ارتباط بین دولت یا سازمان و مردم است.
پورتالهای دولتی به عنوان یک درگاه ارتباطی مؤثر بین دولت و شهروندان عمل و به بهبود کیفیت خدمات عمومی کمک مینماید. یک پورتال با داشتن این ویژگیها در افزایش رضایت شهروندان و کاهش بار کاری دستگاههای دولتی و سازمانی بسیار مؤثر است. لذا پشتیبانی در این زمینه موضوع مهمی میباشد، چرا که معمولاً پورتالها برای حجم وسیعی از کاربران طراحی شده و از طریق آن، خدماتی را در زمانهای معینی ارائه مینمایند و در صورتی که پورتال دچار مشکلی شود، باید در کمترین زمان ممکن رفع گردد و حتی در برخی مواقع مانند طراحی پورتال سامانههای انتخاب واحد و یا آزمون آنلاین و … نیاز است شرکت پشتیبان به طور جدی و شبانه روزی در دسترس باشد تا مشکلات احتمالی را در سریعترین زمان ممکن رفع نماید؛ بنابراین انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات مربوط به پورتالها باید با دقت بالایی انجام پذیرد و مجموعهای را انتخاب کرد که به صورت مستمر پیگیر و پاسخگو باشد.
شرکت معماران یکی از مجموعههای حرفهای در زمینه طراحی، اجرا و پشتیبانی پورتالهای دولتی و سازمانی میباشد. در این شرکت سامانه به صورت شبانهروزی توسط سرور اصلی مانیتورینگ شده و جهت حفظ امنیت و پایداری سامانه نیز ماژولها، سیستم عامل و ابزارهای مورد استفاده بصورت مداوم به روزرسانی میشود و مکانیزم طراحی شده کنترل و پایش میگردد؛ در صورت بروز مشکل، شرکت به سرعت در جریان امور قرار گرفته و کارشناسان فنی در کمترین زمان ممکن اقدام به رفع مشکل مینمایند.
