پورتال‌های دولتی و سازمانی به عنوان دروازه‌های ارتباطی بین دولت یا سازمان و شهروندان طراحی شده‌اند. پورتال سازمانی یک وب سایت مرجع است و به کارمندان و کارکنان یک ارگان اجازه می‌دهد که به ابزارها، سیستم‌ها و فرآیندهای مختلف از طریق سایت، بصورت آنلاین دسترسی داشته باشند. در دنیای مدرن که همه افراد به دنبال توسعه و بهبود فرآیندهای ارتباطی خود به خصوص در شرکت‌ها و سازمان‌ها هستند، یکی از ابزارهایی که تعامل افراد را با سازمان یا موسسه حفظ کرده و فرآیندهای ارتباطی را بهبود می‌بخشد، یک پورتال سازمانی کاربردی و حرفه‌ای است. سؤال اینجاست که ویژگی‌های یک پورتال حرفه‌ای چیست؟ هرچه تعداد پرسنل یک سازمان یا اداره بیشتر باشد، برای مدیریت بهتر امور، توجه به ویژگی‌های حرفه‌ای پورتال سازمانی، بیشتر و پررنگ‌تر می‌شود؛ زیرا از طریق این پورتال‌ها همکاری، هبستگی سازمانی ، مدیریت و … افزایش می‌یابد؛ به طور مثال در پرتال سازمانی که گزارش کار ثبت می‌شود، مدیران مجموعه می‌توانند روند کار پرسنل را مشاهده کنند و گزارش‌های لازم را تهیه کنند که در این صورت پیگیری امور بسیار ساده‌تر می‌شود.
ویژگی‌های لازم برای یک سیستم مدیریت محتوا یا پورتال سازمانی دولتی
- خدمات آنلاین: امکان انجام خدمات مختلف مانند ثبت نام، درخواست مجوزها، پرداخت مالیات و عوارض به صورت آنلاین.
- سیستم جستجو: قابلیت جستجو در میان اطلاعات و خدمات برای سهولت در یافتن محتوا.
- خبرنامه و اطلاع رسانی: ارسال اخبار و اطلاعیه‌ها از طریق ایمیل یا پیامک به کاربران.
- پرسش و پاسخ: فراهم کردن بخش‌هایی برای سؤالات متداول و مشاوره آنلاین.
- فرم‌های الکترونیکی: ارائه فرم‌های قابل دانلود و یا تنظیم فرم بصورت آنلاین جهت تسهیل در ارائه درخواست‌ها.
- دسترسی به داده‌های آماری: ارائه گزارش‌ها و داده‌های آماری در مورد وضعیت‌های مختلف بسته به موضوع پورتال.
- امکان ثبت نام و ورود کاربران: ایجاد حساب کاربری برای دسترسی به خدمات شخصی‌سازی شده.
- دسترس‌پذیری: طراحی مناسب برای کاربران با توانایی‌های متفاوت و سازگاری با دستگاه‌های مختلف.
- اطلاعات شفاف: ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز درباره خدمات و فرآیندهای دولتی.
- رابط کاربری کاربرپسند: طراحی ساده و منطقی که navigation را آسان کند.
- دسترسی آسان: خدمات آنلاین دسترسی به اطلاعات و خدمات را بدون مراجعه حضیوری برای شهروندان فراهم می‌کند.
- تنوع خدمات: هر پورتال، ارائه دهنده خدمات متنوعی است که نیازهای مختلف شهروندان را پوشش می‌دهد.
- اطلاعات به‌روز: پورتال‌ها معمولاً اطلاعات و اخبار مربوط به خدمات و قوانین را باید به‌روز کنند.
- امنیت داده‌ها: حفاظت از اطلاعات شخصی و مالی کاربران با استفاده از فناوری‌های پیشرفته و زیرساخت‌های امنیتی.
- خدمات شخصی‌سازی‌شده: ارائه خدمات و اطلاعات بر اساس نیازها و سابقه کاربری هر فرد.
- داده‌های تحلیلی: جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای بهبود مستمر خدمات و پاسخگویی به نیازهای کاربران.
- سیستم نوبت‌دهی: امکان تعیین نوبت برای مراجعه حضوری یا مشاوره.
- امکان ارائه درخواست‌های عمومی: کاربران می‌توانند درخواست‌های عمومی یا شکایات خود را ثبت کنند.
- تعاملات دو طرفه: امکان برقراری ارتباط و دریافت بازخورد از کاربران برای بهبود مستمر.
- پشتیبانی ۲۴ ساعته: دسترسی به خدمات پشتیبانی آنلاین در هر زمان از شبانه روز.
- اطلاعات جامع: ارائه اطلاعات دقیق درباره قوانین، مقررات، و خدمات مختلف پورتال و وب سایت.
- تعامل با کاربران و امکان ارزیابی خدمات: کاربران می‌توانند نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود را ثبت کنند.
- دسترسی به گزارش‌ها و آمار: ارائه گزارش‌های وضعیت خدمات به کاربران و امکان مشاهده تاریخچه درخواست‌ها.
جمع‌بندی
ویژگی‌های یاد شده باعث می‌شوند پورتال‌های دولتی و سازمانی به عنوان یک منبع مفید و کارآمد برای شهروندان عمل کنند؛ این پورتال‌ها یک وب سایت یا سامانه آنلاین هستند که خدمات و اطلاعات مختلف دولتی را به شهروندان ارائه می‌دهند. هدف اصلی این سامانه مدیریت محتوا تسهیل دسترسی به خدمات، ارتقاء، شفافیت و بهبود ارتباط بین دولت یا سازمان و مردم است. پورتال‌های دولتی به عنوان یک درگاه ارتباطی مؤثر بین دولت و شهروندان عمل و به بهبود کیفیت خدمات عمومی کمک می‌نماید. یک پورتال با داشتن این ویژگی‌ها در افزایش رضایت شهروندان و کاهش بار کاری دستگاه‌های دولتی و سازمانی بسیار مؤثر است؛ لذا پشتیبانی در این زمینه موضوع مهمی می‌باشد، چرا که معمولاً پورتال‌ها برای حجم وسیعی از کاربران طراحی شده و از طریق آن، خدماتی را در زمان‌های معینی ارائه می‌نمایند و در صورتی که پورتال دچار مشکلی شود، باید در کمترین زمان ممکن رفع گردد و حتی در برخی مواقع مانند طراحی پورتال سامانه‌های انتخاب واحد و یا آزمون آنلاین و … نیاز است شرکت پشتیبان به طور جدی و شبانه روزی در دسترس باشد تا مشکلات احتمالی را در سریعترین زمان ممکن رفع نماید؛ بنابراین انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات مربوط به پورتال‌ها باید با دقت بالایی انجام پذیرد و مجموعه‌ای را انتخاب کرد که به صورت مستمر پیگیر و پاسخگو باشد.
شرکت معماران یکی از مجموعه‌های حرفه‌ای در زمینه طراحی، اجرا و پشتیبانی پورتال‌های دولتی و سازمانی می‌باشد. در این شرکت سامانه به صورت شبانه‌روزی توسط سرور اصلی مانیتورینگ شده و جهت حفظ امنیت و پایداری سامانه نیز ماژول‌ها، سیستم عامل و ابزارهای مورد استفاده بصورت مداوم به روزرسانی می‌شود و مکانیزم طراحی شده کنترل و پایش می‌گردد؛ در صورت بروز مشکل، شرکت به سرعت در جریان امور قرار گرفته و کارشناسان فنی در کمترین زمان ممکن اقدام به رفع مشکل می‌نمایند.
