بسیاری از پورتالهای سازمانی قدیمی با رویکردی پروژهمحور و برای رفع نیازهای مقطعی طراحی شدهاند. سامانههایی که بیش از آنکه به رشد سازمان، تنوع کاربران و تغییر فرآیندها توجه داشته باشند، بر انتشار محتوا یا ارائه خدماتی محدود متمرکز بودهاند.
نتیجه این رویکرد، پورتالهایی کمانعطاف می باشد که توسعه و بهروزرسانی آنها زمانبر و وابسته به تیم فنی است و در فضای رقابتی امروز، نهتنها کمکی به تحول دیجیتال نمیکنند، بلکه به مانعی برای نوآوری سازمانها تبدیل شدهاند.
فرسودگی پورتالها و توقف نوآوری
پورتالهای سازمانی قدیمی معمولاً ابتدا با افت تجربه کاربری خود را نشان میدهند. منوهای پیچیده و فرآیندهای طولانی که انجام کارهای ساده را دشوار میکند.
با افزایش کاربران و خدمات، این سامانههای غیرمقیاسپذیر دچار کندی، خطا و ناپایداری میشوند و وابستگی به تیم فنی برای هر تغییر، سرعت نوآوری را کاهش میدهد. در نتیجه، پورتال بهجای تسهیل تحول دیجیتال، به مانعی برای رشد و بهرهوری سازمان تبدیل میشود.
راهکارهای نوین تحول پورتالهای سازمانی
با توجه به محدودیتهای پورتالهای قدیمی، سازمانها به راهکارهایی نیاز دارند که نه تنها مشکلات فعلی را برطرف کنند، بلکه مسیر رشد آینده را نیز هموار سازند. در این راستا، فناوریهای جدید و رویکردهای نوین میتوانند پاسخگوی نیازهای پیچیده سازمانها باشند.
-
انتقال به معماری ماژولار و سرویسمحور
یکی از چالشهای پورتالهای قدیمی، ساختار یکپارچه و غیرقابل انعطاف آنهاست. بهگونهای که هر تغییر یا توسعه در یک بخش، کل سامانه را تحت تأثیر قرار میدهد. در مقابل، معماری ماژولار و سرویسمحور این امکان را فراهم میکند که هر بخش بهصورت مستقل توسعه، اصلاح یا حتی جایگزین شود.
این رویکرد به سازمانها اجازه میدهد بدون ایجاد تغییرات اساسی در ساختار، قابلیتهای جدید را اضافه کرده و پورتال را بهسادگی با سایر سامانهها یکپارچه کنند.
-
اتصال هوشمند به سایر سیستمها و APIها
یکی از چالشهای مهم سازمانها، یکپارچگی پورتال با سایر سامانههاست. موضوعی که در معماریهای قدیمی فرایندی پیچیده و زمانبر محسوب میشود.
بهرهگیری از API و میکروسرویسها این مشکل را برطرف کرده و امکان ارتباط سریع، خودکار و یکپارچه پورتال با سیستمهای داخلی و خارجی را فراهم میکند.
-
تجربه کاربری بهینه و طراحی واکنشگرا
تجربه کاربری (UX) یکی از عوامل کلیدی موفقیت پورتالهای سازمانی است. پورتالهایی که امکان استفاده آسان و مؤثر را در همه دستگاهها، از کامپیوتر تا موبایل، فراهم میکنند، بهرهوری و رضایت کاربران را افزایش میدهند. به همین دلیل، طراحی واکنشگرا (Responsive) بهعنوان یک راهکار اصلی مطرح است.
یک پورتال بهینه باید تجربهای یکپارچه و بدون اختلال در تمامی اندازههای صفحهنمایش ارائه دهد؛ بهگونهای که اجزای رابط کاربری بهصورت خودکار تنظیم شده و بهترین تعامل را برای کاربر فراهم کنند.
-
امنیت پیشرفته و احراز هویت چندعاملی
پورتالهای سازمانی بهویژه در نهادهای دولتی یا دانشگاهها، با دادههای حساس سروکار دارند. بنابراین، امنیت یکی از مهمترین چالشها در طراحی پورتالهای جدید است. احراز هویت چندعاملی و رمزگذاری دادهها بهعنوان روشهای اساسی برای افزایش امنیت مطرح هستند. استفاده از سیستمهای احراز هویت یکپارچه (Single Sign-On) و ارائه سطوح مختلف دسترسی برای کاربران، میتوان دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کند. علاوه بر این، پیادهسازی روشهای امنیتی جدید مانند رمزگذاری در حین انتقال دادهها و دادهمحور، امنیت اطلاعات حساس را در برابر تهدیدات خارجی و داخلی تضمین میکند.
-
تحلیل دادهها و هوش تجاری
پورتالهای سازمانی مدرن تنها محل انتشار اطلاعات نیستند؛ آنها باید بتوانند دادهها را بهصورت مستمر جمعآوری، تحلیل و به بینش قابل تصمیمگیری تبدیل کنند. بهرهگیری از هوش تجاری (Business Intelligence) و تحلیل داده، این امکان را فراهم میکند که اطلاعات خام به گزارشهای هدفمند و قابل اتکا تبدیل شوند. در این رویکرد، دادهها بهصورت خودکار پردازش میشوند، الگوها شناسایی میشوند و خروجیهایی تولید میشود که به مدیران کمک میکند تصمیمهای سریعتر، دقیقتر و مبتنی بر واقعیت اتخاذ کنند.
-
مدیریت دسترسی و ارثبری تنظیمات
در معماریهای جدید، مدیریت دسترسی بهصورت دقیق و مبتنی بر نقش انجام میشود و با ارثبری تنظیمات، پیکربندیها از یک نقطه مرکزی بهطور خودکار در بخشهای وابسته اعمال میشوند.
جمعبندی
پورتالهای سازمانی قدیمی دیگر پاسخگوی نیازهایی مانند سرعت، امنیت، انعطافپذیری و مقیاسپذیری نیستند و ارتقا به معماریهای نوین به یک ضرورت تبدیل شده است. این راهکارها با ایجاد ساختاری ایمن، مقیاسپذیر و کاربرمحور، مسیر رشد و نوآوری را هموار میکنند. در این میان، انتخاب پلتفرمی مناسب و بهرهگیری از راهکارهایی مانند UCMS که توسط شرکت معماران عصر ارتباط بومی سازی شده است، میتواند فرآیند نوسازی پورتال و بهبود تجربه کاربران را به شکلی مؤثر تسهیل کند.
