در دنیای آنلاین امروزه که گستردگی فناوری و اطلاعات در آن مشهود است، مدیریت ارتباطات داخلی، همکاری‌های تیمی و دسترسی به اطلاعات در سازمان‌ها بدون استفاده از ابزارهای هوشمند غیرممکن است. ابزارهایی مثل Slack و Microsoft Teams نقش برجسته‌ای در بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کنند، اما زمانی که سازمان‌ها از چند ابزار مختلف استفاده کنند، پراکندگی اطلاعات و افزایش زمان صرف‌شده برای مدیریت فعالیت‌ها اتفاق می‌افتد. راهکار این چالش، طراحی پورتال سازمانی است، یک محیط مرکزی که تمامی ابزارها، منابع و فعالیت‌های کاری را در یک نقطه یکپارچه می‌کند. پورتال سازمانی یک سامانه تحت وب است که به کاربران سازمان دسترسی شخصی‌سازی‌شده به اطلاعات، خدمات، ابزارها و فرآیندهای مورد نیازشان را فراهم می‌کند. پرتال به عنوان مرکز اصلی ارتباطات و منابع سازمان عمل کرده و تمامی فعالیت‌های روزمره کارکنان را در یک نقطه متمرکز می‌کند. در واقع، طراحی پورتال سازمانی به شما کمک می‌کند تا تمامی ابزارهای موجود برای کار خود را در یک محیط واحد مدیریت کنید و بدون نیاز به تغییر مداوم بین برنامه‌ها، به تمام اطلاعات و ابزارهای خود دسترسی داشته باشید.
Slack و Teams؛ دو ابزار پرکاربرد همکاری در محیط کار دیجیتال: بسیاری از سازمان‌ها امروزه از دو ابزار Slack و Microsoft Teams به عنوان ابزارهای اصلی همکاری استفاده می‌کنند. هر کدام از این ابزارها با قابلیت‌های خاص خود، کاربران زیادی را جذب کرده‌اند.
Microsoft Teams: Microsoft Teams یک پلتفرم همکاری سازمانی است که به صورت کامل باOffice 365 (از جمله Outlook, SharePoint, OneDrive, Power Platform) ادغام شده است. این ابزار برای سازمان‌هایی که از محصولات Microsoft استفاده می‌کنند، یک گزینه بسیار مناسب است.
قابلیت‌های کلیدی Teams: از ویژگی‌های Teams گفتگوهای متنی و گروهی، جلسات ویدئویی با امکان ثبت و ضبط صدا ، ادغام با برنامه‌های Microsoft Office، کار با کانال‌های تیمی و پروژه‌ها، امکان توسعه ابزارهای سفارشی با Power Apps و Bot Framework است.
Slack: انعطاف‌پذیری بالا و اتصالات API قوی Slack یکی از قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین ابزارهای ارتباطی در محیط‌های کاری است که بیشتر در محیط‌های توسعه‌دهنده، استارت‌آپی و شرکت‌هایی که به دنبال ابزاری انعطاف‌پذیر هستند، استفاده می‌شود.
قابلیت‌های کلیدی Slack: ایجاد کانال‌های مرتبط با پروژه، ادغام با بیش از ۲۰۰۰ ابزار دیگر (مانند Google Workspace, Asana, Trello, GitHub) ،ربات‌ها و workflowهای سفارشی، امکان ساخت workspaceهای داخلی و خارجی، ابزارهای قدرتمند جستجو و بازیابی پیام از قابلیت‌های Slack است.
دلیل استفاده سازمان‌ها از این دو ابزار : بسیاری از سازمان‌ها به دلیل نوع فعالیت، ساختار داخلی یا همکاری با شرکای خارجی، از هر دو ابزار Slack و Teams استفاده می‌کنند. برای مثال یک شرکت بزرگ ممکن است از Teams برای کار داخلی با کارمندان و مدیران استفاده کند. ولی همین شرکت ممکن است از Slack برای همکاری با شرکای خارجی، مشتریان یا توسعه‌دهندگان استفاده کند. این موضوع نیازمند یک راهکار یکپارچه است که بتواند تمامی این ابزارها، منابع و فعالیت‌ها را در یک محیط واحد مدیریت کند. اینجا است که طراحی پورتال سازمانی وارد صحنه می‌شود.
پورتال به عنوان بستر یکپارچه همکاری: با طراحی پورتال سازمانی حرفه‌ای، می‌توان تمامی فعالیت‌های همکاری را در یک محیط متمرکز مدیریت کرد. این پورتال قابلیت‌های زیر را فراهم می‌کند:
- یکپارچه‌سازی Slack و Teams: نمایش زنده فیدهای کانال‌های مهم، امکان ارسال پیام اولیه بدون نیاز به تغییر ابزار و ادغام APIهای این دو پلتفرم با رابط پورتال می‌شود.
این ویژگی یکی از مهم‌ترین بخش‌های طراحی پورتال سازمانی است که به کاهش زمان صرف‌شده برای مدیریت ابزارها کمک می‌کند.
- ارتباطات سازمانی بهتر: ارسال اعلانات عمومی به تمام کارمندان، نمایش اخبار داخلی، برنامه‌ها و اطلاعیه‌ها در صفحه اصلی و باغث امکان تعامل دوطرفه بین مدیریت و کارکنان می‌شود. در چارچوب طراحی پورتال سازمانی، این قابلیت به بهبود شفافیت و افزایش انگیزه کارکنان کمک می‌کند.
- دسترسی یکجا به ابزارهای کاری: لینک‌های سریع یا iframe به Slack، Teams، SharePoint، OneDrive، Google Workspace و … و داشبوردهای شخصی‌سازی‌شده برای کاربران مختلف ایجاد می‌کند. این قابلیت، یکی از مزایای اصلی طراحی پورتال سازمانی است که کاربران را از جابجایی بین ابزارهای مختلف بی‌نیاز می‌کند.
- گزارش‌گیری و تحلیل فعالیت: نمایش آمار فعالیت‌های کاربران در Slack و Teams، تحلیل الگوهای ارتباطی و بهره‌وری و همچنین باعث داشبوردهای مدیریتی برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر می‌شود. در حین طراحی پورتال سازمانی، این قابلیت باید به صورت پیشرفته در اختیار مدیران قرار بگیرد.
- مدیریت امنیت و دسترسی: اتصال به سیستم‌های SSO (ورود یکباره)، تنظیم نقش‌ها و دسترسی‌ها از طریق رابط مرکزی و رعایت استانداردهای امنیتی و حریم خصوصی از مزایای مدیریت امنیت و دسترسی است. این بخش نیز از اجزای ضروری طراحی پورتال سازمانی به شمار می‌رود.
جمع‌بندی
در محیط کار دیجیتال نوین، Slack و Microsoft Teams به عنوان دو ابزار پرکاربرد ارتباطی، نقشی کلیدی در تسهیل همکاری تیمی، مدیریت پروژه و افزایش بهره‌وری دارند. با این حال، استفاده از این ابزارها به صورت جداگانه بدون یکپارچه‌سازی مناسب می‌تواند منجر به پراکندگی اطلاعات، تکرار کارها و کاهش بهره‌وری شود. یکپارچه‌سازی هوشمندانه این دو ابزار در قالب یک پورتال سازمانی واحد، نه تنها امکان دسترسی هماهنگ به تمام منابع را فراهم می‌کند، بلکه فرآیندهای کاری را بهینه‌تر، ارتباطات را دقیق‌تر و تصمیم‌گیری را سریع‌تر می‌کند. در نهایت، سازمان‌هایی که بتوانند Slack و Microsoft Teams را به‌خوبی در محیط کار خود یکپارچه کنند، قادر خواهند بود تا انعطاف‌پذیری لازم برای پاسخگویی به تغییرات روزافزون بازار را داشته باشند و با حفظ تعادل بین کارآمدی و رضایت کارکنان، قدمی بلند در مسیر تحول دیجیتال بردارند.
