پورتال یا پرتال (Portal) به آن دسته از وب‌سایت‌هایی گفته می‌شود که اغلب به ارائه خدمات سازمانی می‌پردازند. به عبارت دیگر، هدف این پورتال‌ها صرفا گزارش‌دهی یا درج خبر نیست، بلکه در آن‌ها انواع خدمات آنلاین، اطلاعات، سامانه‌های ارتباطی، ابزارهای مدیریت کسب و کار و هر آنچه که یک سازمان برای ارائه خدمات خود نیاز دارد، ارائه می‌شود.
پورتال سازمانی تنها یک ابزار اطلاع‌رسانی نیست، بلکه نخستین چهره دیجیتالی از فرهنگ، خدمات و عملکرد یک سازمان به شمار می‌آید. این پلتفرم یکپارچه، نقش یک مرکز فرماندهی دیجیتال را برای مدیریت اطلاعات، خدمات، فرآیندها و تعاملات داخلی و خارجی ایفا می‌کند.
پورتال سازمانی چیست؟
پورتال سازمانی یک سامانه تحت وب یکپارچه و قابل شخصی‌سازی است که تمامی محتواها، خدمات و فرآیندهای یک سازمان را در یک محیط مرکزی جمع‌آوری و مدیریت می‌کند. این سیستم امکان دسترسی کاربران مختلف اعم از کارکنان، مدیران، مشتریان و همکاران، به اطلاعات و خدمات مرتبط را فراهم می‌کند. هدف اصلی یک پرتال سازمانی، افزایش بهره‌وری، بهبود مدیریت اطلاعات، تسهیل ارتباطات و دسترسی به موقع به داده‌ها است. این پلتفرم به عنوان یک نقطه متمرکز واحد برای انتشار اخبار، انجام فعالیت‌های اداری، مدیریت منابع انسانی، ارائه خدمات الکترونیکی و حتی تحلیل داده‌ها عمل می‌کند.
اهمیت پورتال سازمانی در دیجیتالی‌سازی
اصلی‌ترین ضرورت استفاده از پرتال سازمانی نیاز به دیجیتالی کردن فعالیت‌ها و خدمات سازمان‌ها و تعاملات بین سازمان‌ها با مشتریانشان است. به همین دلیل بهره‌گیری از یک پرتال سازمانی به ویژه در سازمان‌های بزرگ‌تر که با تعداد زیادی ارباب رجوع و مشتری سروکار دارند اهمیت زیادی دارد. با توجه به تحولات فناوری و ضرورت دیجیتال‌سازی در تمامی بخش‌ها، پورتال سازمانی به یکی از اصلی‌ترین ابزارهای هوشمندسازی سازمان‌ها تبدیل شده است.
وجود یک پورتال حرفه‌ای به معنای:
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
- افزایش شفافیت و دسترسی آسان به اطلاعات
- کاهش کاغذ بازی و فرآیندهای دفتری
- ارائه خدمات الکترونیکی به کاربران
- مدیریت بهتر منابع و فرآیندهای سازمانی
- توسعه حضور دیجیتال و افزایش اعتبار سازمان
در واقع، بدون یک پورتال سازمانی قوی و یکپارچه، دیجیتالی‌سازی یک سازمان ناقص خواهد ماند.
ویژگی‌های یک پرتال سازمانی موثر
- یکپارچگی: یک پورتال سازمانی باید بتواند با سایر سیستم‌های موجود در سازمان (مانند ERP، CRM، HRM و …) ارتباط برقرار کند و داده‌ها را به صورت خودکار به اشتراک بگذارد.
- قابلیت شخصی‌سازی: یکی از الزامات اصلی، امکان طراحی و تنظیم ظاهر و عملکرد پورتال براساس هویت و نیازهای سازمان است. این ویژگی به سازمان کمک می‌کند تا پورتال را با هویت بصری و اهداف خود هماهنگ کند.
- مدیریت محتوا: نظام مدیریت محتوای قوی اجازه می‌دهد که به‌روزرسانی و مدیریت اطلاعات بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی انجام شود. این امر باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود.
- امنیت بالا: پرتال سازمانی باید دارای لایه‌های مختلف امنیتی مانند مدیریت دسترسی، رمزگذاری داده‌ها، لاگ‌گیری کاربران و رعایت استانداردهای امنیتی باشد.
- کاربرپسندی و واکنش‌گرایی: یک پورتال حرفه‌ای باید سازگار با انواع دستگاه‌ها و مرورگرها باشد و تجربه کاربری مناسبی را برای تمامی گروه‌های هدف فراهم کند.
- قابلیت گسترش: قابلیت توسعه، یکی از الزامات اصلی پورتال سازمانی است زیرا سازمان‌ها با گذشت زمان نیازمند افزودن ماژول‌های جدید، اتصال به سیستم‌های نرم‌افزاری دیگر و بهبود عملکرد خود می‌شوند.
کاربردهای پورتال سازمانی در بخش‌های مختلف
دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی:
- انتشار اخبار و اطلاعیه‌ها
- مدیریت محتوای آموزشی و علمی
- معرفی اساتید، دانشجویان و فارغ‌التحصیلان
- انتشار مجلات علمی و کتاب‌های دانشگاهی
- ثبت‌نام آنلاین و ارائه خدمات دانشجویی
مراکز تحقیقاتی و پژوهشی:
- مدیریت مقالات، پروژه‌ها و نتایج تحقیقاتی
- انتشار گزارش‌های دوره‌ای و اخبار علمی
- ایجاد کتابخانه دیجیتال و اشتراک آنلاین
سازمان‌ها و دستگاه‌های دولتی:
- ارائه خدمات عمومی به صورت الکترونیکی
- انتشار اخبار، بخشنامه‌ها و تصمیمات مهم
- مدیریت ارتباط با شهروندان و سازمان‌های همکار
شهرداری‌ها و سازمان‌های محلی:
- انتشار اخبار محلی و اطلاعیه‌های شهری
- ارائه خدمات شهرداری به صورت آنلاین
- مدیریت ارتباط با شهروندان و دریافت بازخورد
پورتال سازمانی و نقش آن در بهره‌وری و شفافیت: وجود یک پورتال سازمانی قوی، نه تنها به بهبود کیفیت خدمات و دسترسی آسان به اطلاعات کمک می‌کند، بلکه :
- شفافیت عملکرد سازمان را افزایش می‌دهد
- فرآیندهای داخلی را بهینه می‌کند
- ارتباط با ذینفعان را بهبود می‌بخشد
- هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد
- حضور دیجیتال مؤسسات را تقویت می‌کند
در کل، یکی از ضروریات دیجیتالی‌سازی در هر سازمانی که بخواهد با تحولات فناوری همراه شود و خدمات خود را به شیوه‌ای مدرن، سریع و کارآمد ارائه دهد داشتن یک پورتال سازمانی حرفه‌ای است.
نرم‌افزار UCMSابزاری قدرتمند برای طراحی پورتال سازمانی
UCMS یک سیستم مدیریت محتوای ماژولار و قابل تنظیم است که با هدف طراحی، توسعه و مدیریت پورتال‌های سازمانی با کیفیت بالا و قابلیت گسترش به‌خوبی طراحی شده است. این نرم‌افزار دارای بیش از ۶۰ ماژول مستقل با قابلیت فعال‌سازی به صورت اختیاری است که به هر سازمان این امکان را می‌دهد تا بدون درگیر شدن با پیچیدگی‌های غیر ضروری و با تمرکز کامل بر نیازهای خاص خود، یک پورتال حرفه‌ای و سفارشی را راه‌اندازی کند.
شرکت معماران عصر ارتباط، یکی از شرکت‌های پیشرو در حوزه طراحی و توسعه سامانه‌های مدیریت محتوای سازمانی است که از سال 1379 فعالیت خود را با هدف ارتقای سطح کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌ها آغاز کرد. شرکت با بیش از دو دهه تجربه عملی در طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های تحت وب، توانسته است با توسعه UCMS یک سیستم مدیریت محتوای ماژولار و اختصاصی، زیرساخت لازم برای ایجاد پورتال‌های سازمانی قدرتمند و هوشمند را فراهم کند. مجموعه معماران نه تنها در قالب محصولات خود، بلکه از طریق هماهنگی با سیاست‌های کلان انفورماتیک کشور و ارائه خدمات مشاوره‌ای، نقش مؤثری در گسترش کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های مختلف ایفا کرده است.
