بخشهای مختلف نرم افزار کنترل پروژه
اطلاعات شرکتها (Companies):
مشخصات کامل شرکتها و موسسات مرتبط
با سازمان در اینجا قرار می گیرد.یکی از مزایای سیستم این است که
چندشرکت یا سازمان می توانند بدون اینکه از کار یکدیگر آگاه باشند از سیستم
بصورت هم زمان استفاده نمایند. شرکتها و سازمانها می توانند نقشهای مختلفی در پروژه داشته باشند از جمله کارفرما ، پیمانکار ، مشاور ، ناظر و .....
اطلاعات پروژه ها (Projects) :
پروژه های خود سازمان و یا شرکتها و موسسات مرتبط با سازمان که در بخش شرکتها ثبت شده اند، به ترتیب ذیل مدیریت و کنترل می شوند:
- پروژه های پیشنهاد شده
- پروژه های فعال
- پروژه های کامل
- پروژه های آرشیوی
برخی از مشخصات پروژه ها شامل موارد ذیل می باشد:
نام پروژه ، مدیر پروژه ، شرکت یا سازمان ، تاریخ شروع و پایان پروژه ، بودجه هدف و بودجه واقعی ،
وضعیت پروژه ، محاسبه درصد پیشرفت بر اساس وزن ، هزینه و زمان
فعالیتها و وظایف (Tasks):
در هر پروژه فعالیتهایی را تعریف می کنیم و آنرا به افراد مورد نظر اختصاص می
دهیم.برخی از اطلاعاتی که در یک رکورد فعالیت ثبت و نگهداری شده و قابل مدیریت و کنترل می باشد بشرح ذیل است:
فعالیت ، پدید آورنده فعالیت ، منشا فعالیت ، بودجه ، وضعیت وابستگی به فعالیتهای دیگر ، اولویت ، میزان پیشرفت ، تاریخ شروع و پایان ، افراد مامور ، وزن
تقویم کاری (Calendar) :
- تقویم کلیه فعالیتها و وظایف
افراد سازمان ،مدیران و مسئولین هر بخش در اینجا می تواند به صورت
روزانه ثبت و نگهداری گردد. اطلاعات مذکور به صورت روزانه ، هفتگی
و ماهانه نمایش داده می شود.
- در اطلاعات روزانه می توان رویدادها و وظایف مربوط به همان روز را ثبت و نگهداری نمود.
- رویدادهای جدیدی که ثبت می گرددشامل اطلاعات ذیل می باشد:
پروژه مرتبط ، تاریخ شروع و خاتمه رویداد و توصیف و...
این بخش در واقع جایگزین تقویم رومیزی مدیران خواهد شد.
مستندات و فایلها (Files) :
- مدیریت و کنترل فایلها و مستندات مورد نیاز پروژه ها جهت استفاده کلیه کاربران سامانه دراین قسمت امکان پذیر است. در صورتیکه لازم باشد تعدادی از کاربران فایلی را مورد مطالعه و یا بررسی قرار دهند می توان آنرا در اینجا اضافه نمود.
مدیریت ارتباطات و تماس ها (Contacts) :
- مشخصات افراد مرتبط با سازمان و یا موسسات در اینجا ثبت میگردد. بدینوسیله می توان با اشخاص مورد نظر از طریق تلفن و یا پست الکترونیکی (E-mail) ارتباط برقرار نمود.
جدول زمانی (Timesheet) :
ثبت ساعتهای انجام کار افراد
تیم پروژه در این بخش انجام میگردد.بدین ترتیب فعالیت های انجام گرفته توسط
اعضای تیم ، نوع فعالیت انجام گرفته توسط اعضای تیم و زمان
شروع و خاتمه فعالیت ثبت می گردد.
بدین ترتیب مدیران پروژه توانایی تهیه گزارشهای متنوع از ساعات کار پروژه و کنترل تیم آنرا خواهند داشت.
اطلاعات این بخش شامل موارد زیر است :
نام کاربر،زمان ثبت،تاریخ،زمان شروع،زمان خاتمه،مکان اجرا،کد فعالیت،عنوان فعالیت و خاتمه فعالیت می باشد.
یادداشتها (Thickets) :
- یادداشتهایی از کاربران برای یکدیگر و یا برای اطلاع دیگرکاربران در این قسمت ثبت و نگهداری می شود.
- در هر یادداشت جدید عناوین ذیل تکمیل می گردد: نام،e-mail،موضوع یادداشت، درجه اهمیت و توضیحات مورد نیاز.
راهبر کاربران (User Administration) :
- تعریف و مدیریت کاربران سیستم و تعیین سطوح دسترسی برای آنها بعهده راهبر سیستم خواهد بود.
- راهبر سیستم دراینجا دسترسی هر یک از کاربران را بصورت کامل به هر یک ازپروژه ها و اجزای سامانه مشخص می کند .
راهبر سیستم (System Administration)
امکانات تحت کنترل راهبر سیستم شامل موارد ذیل است :
- پشتیبانی زبان : مدیریت ترجمه
امکان ترجمه ماژولهای مختلف برنامه به زبانهای مختلف را به راهبر سیستم می دهد.
در حال حاضر زبانهای فارسی ، انگلیسی و اسپانیایی در سیستم موجود است.
- سلیقه ها (Preferences) :
- سلیقه پیش فرض کاربر ، کلیدهای نمایش سیستم ،مقادیر نمایش سیستم
- سلیقه کاربر: تعاریفی که کاربر می تواند در سیستم تعریف نماید و بصورت پیش فرض در آن قرار گیرد، شامل :
زبان (فارسی،انگلیسی) ،فرمت تاریخ،فرمت زمان، اینترفیس کاربر
- ماژولها: نمایش ماژولها
- بخش ها و یا ماژولهای مختلف در این قسمت نمایش داده می شود.
- مشخصاتی از ماژول که می توان بصورت فهرست وار در این قسمت مشاهده نمود شامل موارد ذیل است :
وضعیت( فعال،غیر فعال) ورژن ،نوع، متن فهرست، آیکن فهرست ،وضعیت فهرست.
لازم
به ذکر است که ماژولها و بخشهای مختلفی که در سیستم وجود دارد قابل
اضافه و یا کم کردن می باشد، در واقع می توان ماژول جدیدی بر حسب نیاز
مشتری به سیستم اضافه نمود.
سیستم پست الکترونیکی (Web Mail) :
-در صورت وجود Mailserver در سازمان ، این بخش بعنوان یکی از ماژولها مورد استفاده کاربران قرار می کیرد.
راه اندازی و پیاده سازی:
- با توجه به نیازهای هر سازمان یا شرکت ماژول های مختلف نرم افزار کلک
فعال می گردد، ضمنا بخشهای دیگر نیز بر اساس نیاز مشتریان می تواند بر آن
اضافه گردد.
- پس از فراهم آمدن پیش نیازهای نرم افزار کنترل پروژه ، می بایست اطلاعات شرکتها و موسسات مرتبط با سازمان ثبت گردد.
- تعریف نام کاربران یکی دیگر از مراحلی است که در همان ابتدا توسط راهبر سیستم می بایست انجام گردد.
- نرم افزار بر روی یک فضای میزبان نگهداری می شود و از آنجا به کاربران خدمات دهی می نماید.
توسعه و بومی سازی :
پس از انجام خدمات در این مرحله نیازهای احتمالی سازمان در نرم افزار اعمال خواهد شد و به اصطلاح نرم افزار بومی سازی
(customize) می گردد.
نگهداری و پشتیبانی :
- پس از انجام خدمات مرحله توسعه , بومی سازی ، نگهداری و پشتیبانی
نرم افزار کنترل پروژه آغاز خواهد شد. در این مرحله که شش ماه بطول خواهد انجامید،گونه
های جدید نرم افزار کلک که توسط شرکت به روز می گردند ،
در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت.
